Como criar o melhor plano de gerenciamento de projetos para organizar fluxos de trabalho de marketing

Como criar o melhor plano de gerenciamento de projetos para organizar fluxos de trabalho de marketing

18/03/2019 Off Por glaucio
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O gerenciamento de projetos pode ser intimidador no começo.

Como profissionais de marketing, muitas vezes estamos mais à vontade para executar o trabalho, em vez de gerenciar como isso é feito. Se isso soa como você, você precisará desenvolver novas habilidades para manter nossas equipes e processos organizados.

Há muito a aprender também. Planejar fases do projeto, alocar recursos e supervisionar fluxos de trabalho é um desafio. Vale a pena o esforço, no entanto, e desenvolver fortes habilidades organizacionais e de liderança é inestimável.

Pense nisso como planejar uma viagem. Você precisa saber para onde está indo antes de começar a dirigir, certo? Caso contrário, você é susceptível de se perder e perder tempo. O mesmo se aplica às campanhas de marketing também. Se o seu objetivo é o destino, então você precisa de um guia sobre como alcançá-los.

É aí que entram os planos de gerenciamento de projetos. Eles são o seu caminho rumo ao sucesso, ajudando as equipes a visualizar como alcançar o sucesso, do início ao fim. O melhor de tudo, eles não precisam ser difíceis de documentar. Siga este guia e aprenda:

  • Como mapear cronogramas de marketing da ideação à medição.
  • O que faz as listas de verificação assim valioso para manter os projetos em andamento.
  • A melhor maneira de desenvolver processos que constroem consistência em suas operações de marketing.

Quando terminar, você estará coordenando projetos com os melhores.

O que é o CoSchedule?

O CoSchedule é a única maneira de organizar todo o seu marketing em um só lugar. É uma família de produtos de marketing ágeis que o ajudarão a manter o foco, entregar projetos no prazo e deixar sua equipe feliz. Veja o que ele pode fazer pela sua equipe de marketing agora.

Índice:

  • Modelo de plano de gerenciamento de projeto gratuito
  • O que é um Plano de Gerenciamento de Projeto (Definição)?
  • Valide se o projeto vale a pena ser executado
  • Criar um criativo simples ou um resumo do projeto
  • Entenda os três elementos do planejamento de projetos bem-sucedido
  • Identifique o escopo do seu projeto
  • Execute seu plano
  • Documente o plano e mantenha-o organizado

Comece com seu modelo de plano de gerenciamento de projetos de marketing gratuito

Os planos do projeto incluem muito de detalhes e partes móveis. Para manter tudo documentado e organizado, pegue esse modelo gratuito. Isso tornará os conselhos em prática muito mais fáceis.

Além disso, você também terá uma calendário de gerenciamento de projetos gratuito e modelo de lista de verificação para ajudar a planejar prazos e acompanhar o progresso do projeto.

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[Tweet “How to Make the Best Project Management Plan To Organize Marketing Workflows by @Ben_CoSchedule via @CoSchedule”]

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O que é um plano de gerenciamento de projeto (e por que os profissionais de marketing devem se importar)?

Esta postagem funcionará com a seguinte definição:

Os planos de gerenciamento de projetos são linhas de tempo simples de fluxo de trabalho. Eles mapeiam o que é necessário para concluir um projeto, incluindo tarefas, prazos e requisitos de recursos. Quando elas são implementadas corretamente, as equipes de marketing podem planejar seu trabalho e, então, trabalhar em seu plano.

O tempo gasto no planejamento gera benefícios significativos. Considere estas estatísticas:

  • De acordo com um estudo da PriceWaterhouseCoopers, apenas 2,5% das organizações completam 100% dos seus projetos.
  • Um relatório do The Standish Group, 90% das empresas usam algum tipo de processo retrospectivo do projeto para avaliar o desempenho.
  • Aditi Consulting diz três em cada cinco projetos que as empresas executam não são relevantes para sua estratégia de negócios.

Apenas 2,5% das empresas completam 100% dos seus projetos.

[Tweet “Why should marketing teams focus on #projectmanagement? Bc only 2.5% of companies complete 100% of their projects.”]

Essas descobertas podem nos ensinar algumas coisas:

  1. A falta de planejamento está planejando falhar. Sem processos adequados de gerenciamento de projetos em lugares, as coisas tendem a não ser feitas.
  2. Os profissionais de marketing precisam priorizar os projetos certos. Muitas empresas passam mais tempo parecendo ocupadas do que entregando valor. Os profissionais de marketing também não são excluídos dessa armadilha.
  3. Rever os resultados é fundamental para o sucesso a longo prazo. Quando as coisas dão certo, é importante entender por que elas funcionaram. Isso pode ajudá-lo a criar processos repetitivos para duplicar resultados positivos repetidas vezes.

Três etapas para o sucesso do gerenciamento de projetos de marketing
[Tweet “What are project management plans and how can they help marketers manage workflows?”]

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Primeiro, verifique se o projeto vale a pena ser executado

É fácil passar muito tempo parecendo ocupado.

Muitas equipes de marketing confundem a atividade como sendo bem-sucedida. Para alcançar um sucesso real, os profissionais de marketing devem se concentrar em grandes detalhes, em vez de táticas de itens pequenos.

Dito isso, no entanto, fazer o trabalho que gera resultados é muito mais difícil. Fundamentalmente, suas táticas servem suas metas para alcançar resultados. Isso significa que qualquer estratégia de marketing que começa concentrando-se em táticas primeiro está condenado desde o começo.

Para determinar se o seu projeto vale a pena, responda a estas perguntas antes de prosseguir:

  1. Este projeto faz parte da nossa estratégia geral de marketing? Se não, então qual é o seu propósito?
  2. A conclusão deste trabalho resultará em alcançar nossos objetivos? O que este projeto ajudará a realizar?
  3. O nosso tempo seria melhor gasto em outra coisa? Se as respostas às perguntas um e dois não estiverem claras, vale a pena considerar essa terceira questão.

Depois de ter a luz verde para prosseguir, continue em frente.

[Tweet “How can marketers know a project is worth pursuing? Start here.”]
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Criar um criativo simples ou um resumo do projeto

É mais fácil visualizar o sucesso quando todos em sua equipe conhecem o resultado pretendido e como contribuem. Um resumo simples do projeto deve incluir o seguinte:

  • Uma descrição do projeto: O que este projeto precisa parecer quando estiver pronto?
  • O objetivo ou objetivo: Por que este projeto está sendo concluído?
  • Uma estimativa aproximada de quanto tempo levará: Você tem uma estimativa aproximada de quanto tempo esse projeto levará?

Isso não precisa necessariamente ser complicado. Briefs criativos devem ser … bem breves.

Gorjeta: Embora essa seção deva aparecer em primeiro lugar no seu plano, talvez seja necessário escrevê-la por último. Isso porque você determinará os cronogramas em uma etapa posterior.

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Em seguida, entenda os três elementos do planejamento de projetos bem-sucedido

Grandes projetos sempre resultam de um fluxo de trabalho bem planejado e cronograma. Fluxos de trabalho permitem que todos saibam o que precisa ser feito e quando – o que torna a vida de todos (o trabalho) um pouco mais fácil.

Existem três elementos essenciais que todo plano de projeto deve incluir:

  1. Fases do Projeto: O que este projeto parece quando mapeado do início ao fim?
  2. Tarefas e EtapasOs membros da equipe precisarão de listas de verificação para garantir que nenhuma etapa seja perdida. Também é útil trabalhar em aprovações de tarefas para que os projetos possam avançar sem problemas.
  3. Recursos disponíveis: Quem vai completar cada passo? Quanto orçamento eles receberão? Eles precisarão de outros ativos?

[Tweet “The three most important elements of successful project planning are …”]

Planejando fases do projeto

Quantas fases o projeto passará da ideação à execução? Isso é o que você precisa descobrir primeiro. Para uma equipe de marketing, isso pode ser assim:

  • Ideação: Uma campanha ou projeto precisará de uma ideia. Pode começar com uma sessão de brainstorming.
  • Pesquisa: Em seguida, a equipe precisará fazer pesquisas. Isso pode incluir descobrir palavras-chave, entrevistar clientes ou outras etapas relevantes para o projeto.
  • Execução: Agora, é hora de realmente fazer o trabalho.
  • Medição: O projeto atingiu seus objetivos?
  • Retro: O que foi bem? O que deu errado? Como o processo poderia ser melhorado para garantir o sucesso da próxima vez?

Este é um exemplo hipotético, é claro. Mas você entendeu a ideia. Do início ao fim, defina todas as fases do projeto.

Como você pode descobrir suas próprias fases do projeto? Comece com algumas perguntas simples:

  1. Qual é a primeira coisa que sua equipe precisa fazer?? Identifique a primeira coisa que precisa ser feita antes que qualquer outro trabalho se torne possível.
  2. Qual é o próximo passo mais lógico? Em alguns casos, isso será óbvio. Por exemplo, escrever vem antes de design ou desenvolvimento.
  3. Como podemos minimizar etapas e ainda completar o projeto? Se houver fases que não agreguem valor, elimine-as.

Quando terminar, você deverá ter uma visão geral clara das fases do seu projeto.

Listando Tarefas e Etapas

Cada fase provavelmente exigirá várias etapas para concluir. Usando as fases do projeto de exemplo acima, você pode ter as seguintes tarefas sob ideação:

  1. Revise notas de brainstorming.
  2. Leia a persona do público.
  3. Navegue pelo conteúdo do concorrente.
  4. Realizar pesquisas de palavras-chave.
  5. Crie um esboço.

Isso inclui todas as etapas da primeira fase do projeto. Duplique o processo para criar listas de verificação para as seguintes fases também. Eventualmente, você terá todas as tarefas para cada fase mapeada.

Alocando recursos

Departamentos de marketing geralmente operam sob restrições. Isso pode significar limites em orçamentos, ferramentas ou membros da equipe.

O objetivo: descobrir a melhor maneira de concluir o projeto com seus recursos disponíveis.

Primeiro, você precisa determinar quem completará cada etapa, durante cada fase. Em alguns casos, isso pode ser óbvio.

Escritores escrevem. Design de designers. Código dos codificadores.

Mas, se você tiver vários membros da equipe desempenhando cada função, precisará pensar em suas atribuições. Siga esses passos:

  1. Avalie quem está disponível em sua equipe. Revise seu calendário de marketing ou os próximos projetos para ver quem tem disponibilidade.
  2. Atribuir o melhor ajuste para cada tarefa. Se alguém tem um talento particular ou força em uma determinada área, dê a eles as tarefas em que se destacarão.

Em seguida, verifique se todos têm os recursos de que precisam para ter sucesso. Isso pode incluir:

  • Despesas. Isso é particularmente importante nas agências, onde o tempo é literalmente igual a dinheiro.
  • Ferramentas. Eles possuem o software certo para concluir este projeto? É hora de considerar a adição de novas ferramentas?
  • Tempo. Quanta disponibilidade os membros da equipe têm? Quão urgente é o projeto? Quando é o seu prazo?

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Identifique o escopo do seu projeto

Esta etapa envolve a criação de cronogramas e a definição de prazos. Sem o gerenciamento eficaz do escopo, os projetos podem se expandir fora de controle (isso é comumente chamado de escorregamento de escopo). Isso leva a prazos perdidos, orçamentos perdidos e outros problemas não divertidos.

Estimar quanto tempo cada tarefa levará

A melhor maneira de estimar com precisão o tempo é acompanhar quanto tempo leva o trabalho. Você pode fazer isso usando uma ferramenta de controle de tempo como o Toggl. Seus planos básicos são gratuitos e fáceis de usar. Peça a cada membro da equipe que siga este processo.

1) Crie uma conta do Toggl. Em seguida, crie um novo projeto:

2) Adicione todos os membros da sua equipe:

3) Peça a cada membro da equipe que trabalhe com o Toggl na Web, no computador ou em aplicativos móveis:

Com o tempo, isso ajudará os membros da equipe a estimar o tempo com mais precisão. Comece com estimativas aproximadas por enquanto e, em seguida, apóie-se em seus dados para avaliar melhor quanto tempo o trabalho levará.

Listar tarefas necessárias para cada etapa e membro da equipe

Percorra todas as fases do seu projeto e liste todas as etapas.

Ideação:

  • Realize reuniões de brainstorming.
  • Classifique através de ideias potenciais.
  • Refine o conceito.

Pesquisa:

  • Revise notas de brainstorming.
  • Leia a persona do público.
  • Navegue pelo conteúdo do concorrente.
  • Realizar pesquisas de palavras-chave.

Execução:

  • Crie um esboço.
  • Escreva o primeiro rascunho.
  • Revise e edite.
  • Revisar rascunho.
  • Mão para design gráfico.
  • Revise o design.
  • Otimizar para mecanismos de pesquisa.
  • Agendar data de publicação.

Medição:

  • Reúna dados usando o Google Analytics e outras ferramentas de relatórios.
  • Analise dados para extrair insights significativos.
  • Prepare o relatório e compartilhe as descobertas.

Retro:

  • Reveja o que correu bem.
  • Revise o que deu errado.
  • Planeje as etapas de ação para melhorar da próxima vez.

Gerenciar tarefas com o CoSchedule

O CoSchedule permite que os usuários criem listas de verificação de projetos reutilizáveis ​​com os Modelos de Tarefas.
Basta criar o fluxo de trabalho do projeto uma vez e adicioná-lo como um modelo reutilizável no CoSchedule. Você pode adicionar datas de vencimento personalizadas e destinatários para preencher automaticamente toda vez que iniciar um novo projeto.

Definir prazos de acordo com o tempo necessário

Depois de saber quanto tempo cada etapa levará, é hora de definir os prazos. Volte para o exemplo anterior, demonstrando como planejar um conteúdo. Aqui estão esses passos mais uma vez (com as estimativas de tempo adicionadas):

  • Revise as notas de brainstorm (30 minutos).
  • Leia a persona do público (30 minutos).
  • Navegue pelo conteúdo do concorrente (2 horas).
  • Realizar pesquisa de palavras-chave (2 horas).
  • Crie um esboço (1 hora).
  • Escreva o primeiro rascunho (3 horas).
  • Revise e edite (1 hora).
  • Revisar rascunho (1 hora).
  • Design (4 horas).
  • SEO (1 hora).

Isso soma dezesseis horas de trabalho total. Usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos de marketing, adicione seu projeto no dia em que é devido.

Por causa deste exemplo, digamos que este projeto precisa ser feito em duas semanas. Isso é uma quantidade razoável de tempo, considerando que a equipe também terá outros projetos. Isso significa que, a partir de 10 de setembro, o prazo final seria 21 de setembro para deixar tempo suficiente para que todos terminassem seu trabalho:

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Transforme suas tarefas e prazos em listas de verificação

Você pode criar essas listas de verificação da maneira que quiser. O que mais importa é que use listas de verificação em tudo. A ciência provou que é extremamente eficaz para garantir que até os projetos mais complexos sejam concluídos corretamente.

De fato, o famoso cirurgião e autor Atul Gawande escreveu um livro inteiro sobre esse assunto. Intitulado O Manifesto da Lista de Verificação, mostra o quão poderosos eles podem ser (e na sala de operações, eles podem literalmente salvar vidas). Ele estava preocupado que os avanços na tecnologia médica não tivessem tornado a cirurgia mais segura. E o que ajudou mais? A humilde lista de verificação

Se seus projetos de marketing estão constantemente saindo dos trilhos, eles podem ser a mágica que você precisa. Afinal, se eles são bons o suficiente para a cirurgia, eles são bons o suficiente para o marketing.

Depois de aplicar seu modelo de tarefa ao seu projeto no CoSchedule, os membros do projeto serão notificados e poderão gerenciar sua programação diária com base no que é esperado para o dia.

Gerentes de projeto, editores e supervisores ocupados também irão apreciar isso: à medida que as pessoas assinalam suas tarefas de projeto, a barra de status indica o status do progresso do projeto automaticamente.

Veja este exemplo de tarefa rápida. Como o primeiro item de quatro é desmarcado, o CoSchedule exibe o projeto como 25% concluído:

Esta figura também é exibida no calendário. O benefício? Você pode visualizar o progresso do projeto em todo o seu calendário de marketing de relance:

Coloque cronogramas mapeando cada fase

Em seguida, coloque cada fase em uma linha de tempo contígua.

Criar uma Campanha de Marketing no CoSchedule para visualizar todo o projeto no calendário de marketing. Quando você seleciona um dia no seu calendário, esse será o primeiro tipo de conteúdo disponível:

Em seguida, adicione cada projeto no calendário à campanha. Para fazer isso, clique no projeto e, em seguida, clique no botão Gerenciador de Campanhas de Marketing na parte inferior (parece uma pasta):

Em seguida, clique no lápis perto do topo para editar sua campanha e adicione uma data final:

Quando terminar, a campanha será visível como uma barra de cores horizontal no calendário. Cada campanha terá sua própria barra de cores (determinada pelo seu escolhido rótulo de cor):

Esta é uma maneira fácil de manter todo o processo organizado. Você pode ver todos os projetos e campanhas, juntamente com o status de conclusão, em um só lugar. Os benefícios: transparência total, muito tempo economizado e menos estresse no gerenciamento de projetos.
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Agora, é hora de executar seu plano

Até agora, você configurou tudo o que precisa para executar o projeto. Agora é hora de gerenciar o processo do início ao fim.

Acompanhar o andamento do projeto

Enquanto sua equipe trabalha no projeto, verifique se eles estão atingindo seus prazos.

Você pode fazer isso agendando reuniões regulares de check-in ou scrum (se usar processos ágeis).

Configure uma reunião recorrente (seja diária ou semanalmente) usando o Google Agenda. Se você é um cliente do CoSchedule, também pode integrar sua conta ao Google Agenda para que suas reuniões sejam exibidas ao lado de todo o resto.

Em cada reunião, faça as seguintes perguntas:

  • O que todos estão trabalhando hoje? As respostas da equipe devem corresponder ao seu calendário.
  • Como cada projeto está progredindo? Você também deve poder ver isso no calendário. Mas, a comunicação direta é boa, para garantir que todos estejam na mesma página.
  • Existem alguns obstáculos? Se houver problemas para impedir que o projeto avance, aumente essas preocupações agora. Então, descubra como resolvê-los.

Três perguntas a serem feitas em todas as reuniões de marketing da manhã

Visualização do projeto Kanban para melhor acompanhamento

Você também pode usar a exibição Kanban no CoSchedule para acompanhar como os projetos estão avançando.

O Kanban permite criar um fluxo de trabalho de projeto personalizado para que você possa ver facilmente o que está sendo trabalhado atualmente, o que está pendente de revisão e o que está programado para entrar em operação.

Manter a comunicação e a colaboração da equipe

Enquanto a equipe continua seu trabalho, certifique-se de que todos estejam se comunicando com clareza. Isso ajuda a ter as ferramentas certas para isso (ao invés de confiar em email. Aqui estão algumas opções:

  • Slack / HipChat: Esses são aplicativos de bate-papo populares e, com certeza, sua empresa usa um deles.
  • CoSchedule: Cada projeto apresenta um Lista de Discussão. Isso facilita manter anotações, trocar arquivos e organizar a comunicação.
  • Atravessando o escritório. Às vezes, conversas face a face antiquadas são as melhores. Certifique-se de anotar qualquer coisa importante que você não queira esquecer.

Produtividade da Equipe de Medição

Se o seu plano for eficaz, todos devem estar cumprindo seus prazos e o projeto deve ser concluído no prazo. Mas é importante ter certeza de que este é realmente o caso. Supor nada!

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As consequências do mau planejamento do projeto e da estrutura do local de trabalho são claras. Isso literalmente custa dinheiro às empresas.

Assim, a cada dia, certifique-se de que todos os prazos do projeto estejam sendo cumpridos. Se eles não são, e ninguém se ofereceu para explicar por quê, procure o indivíduo ficando para trás. Em seguida, pergunte se há algum problema ou se eles simplesmente não conseguiriam concluir o trabalho a tempo.

A chave para manter essas conversas produtivas é mantê-las limitadas. Isso significa que ambos decorreram no tempo e no número geral. Não tome o tempo das pessoas, a menos que exista uma razão real para isso.

Você também pode fazer isso com o CoSchedule usando Relatórios de desempenho da equipe. Cada vez que um item em um modelo de tarefa é retirado, ele rastreia se foi feito no prazo ou não. O relatório exibe a porcentagem de tarefas concluídas no prazo de cada membro da equipe:

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Documente o plano e mantenha-o organizado

Para garantir que todo projeto seja efetivamente executado, vale a pena documentar seu plano. Se você ainda não pegou, certifique-se de baixar o modelo de plano de gerenciamento do projeto incluído neste post (clique aqui para encontrá-lo). Agora, você está pronto para gerenciar com eficácia todos os projetos que sua equipe realizará.
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Isso é um envoltório

Agora você está pronto para dominar o planejamento de projetos. Tem dúvidas ou pensamentos para adicionar? Deixe um comentário abaixo.

Gerenciar projetos de marketing com o CoSchedule

Este post foi originalmente publicado em 9 de julho de 2018. Ele foi atualizado e republicado em 13 de março de 2019.

O post Como fazer o melhor plano de gerenciamento de projeto para organizar os fluxos de trabalho de marketing apareceu primeiro no CoSchedule Blog.




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