Como implementar um processo eficaz de gerenciamento de fluxo de trabalho de marketing em sete etapas simples

Como implementar um processo eficaz de gerenciamento de fluxo de trabalho de marketing em sete etapas simples

31/03/2019 Off Por glaucio


As melhores equipes de marketing são bem sucedidas com fortes processos de gerenciamento de fluxo de trabalho. Definidas como uma ordem predefinida de operações para fazer as coisas, elas são essenciais para fazer o trabalho certo na primeira vez, sempre. O gerenciamento de fluxo de trabalho também é indispensável para criar eficiências nos processos, para que você possa passar mais tempo fazendo um trabalho significativo e menos tempo se sentindo frustrado devido a obstáculos nos procedimentos.

Em suma, eles permitem que você Planeje seu trabalho e trabalhe seu plano. Se você não tiver fluxos de trabalho sólidos, provavelmente terá os seguintes problemas:

  • Fluxos de trabalho separados. Ninguém sabe quem faz o quê ou em que ordem.
  • Avarias de comunicação. E não como a música do Led Zeppelin.
  • Prazos perdidos. A falta de processo leva à ineficiência. Por sua vez, isso leva a nada ser feito a tempo.

Soa como um desastre esperando para acontecer. Essa é apenas uma pequena lista de possíveis problemas que você pode enfrentar também.

Gerenciar fluxos de trabalho de marketing com o CoSchedule

[Tweet “How to Implement an Effective Marketing Workflow Management Process in 7 Simple Steps by @Ben_CoSchedule via @CoSchedule”]

Faça o download do pacote de modelos de gerenciamento de fluxo de trabalho de marketing

Corrigir processos de marketing quebrados nem sempre é fácil. Ter as ferramentas certas ajuda, portanto, esta postagem inclui os seguintes recursos gratuitos:

  • Modelo de gerenciamento de projetos de marketing (Word): Planeje os processos eficientes que você executará.
  • Modelo de lista de verificação do projeto de marketing (Excel): Garanta que todos os projetos e campanhas sejam concluídos sem etapas perdidas.
  • Modelo de calendário de marketing (Excel)Mapeie os prazos e torne os projetos visíveis em todo o departamento.

Juntos, esse trio de modelos ajudará você a começar a planejar e gerenciar processos que funcionam. Faça o download abaixo antes de continuar.

[Cookie “Get Your Free Workflow Management Process Template Bundle || https://coschedule.com/blog/wp-content/uploads/blog_workflow-managment-28.png || Download Bundle || https://coschedule.com/blog/wp-content/uploads/Workflow-Management-Process-Template-Bundle.zip”]

Índice:

  • O que é um fluxo de trabalho?
  • Por que você deve planejar fluxos de trabalho de marketing
  • Quais são as ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho populares para os profissionais de marketing?
  • Etapa 1: determine como sua equipe se comunicará
  • Etapa 2: integre sua equipe em uma nova ferramenta
  • Etapa 3: definir as responsabilidades de todos
  • Etapa 4: mapear listas de tarefas
  • Etapa 5: planeje seu calendário de marketing
  • Etapa 6: planeje sua execução de fluxo de trabalho
  • Etapa 7: medir o desempenho da equipe

O que é um fluxo de trabalho?

Muitos lugares fazem com que os fluxos de trabalho soem desnecessariamente complicados.

Benjamin Brandall resumiu bem no blog da Process Street:

Fluxos de trabalho são a maneira como as pessoas realizam o trabalho e podem ser ilustradas como uma série de etapas que precisam ser concluídas sequencialmente em um diagrama ou lista de verificação.

Este vídeo do PNM Soft oferece uma explicação adicional:

Fluxos de trabalho são frequentemente visualizados usando gráficos ou diagramas. Eles também podem ser tão simples quanto listas de verificação descrevendo as etapas necessárias para concluir uma tarefa. Aqui está um exemplo de um fluxo de trabalho de marketing de conteúdo típico cortesia do Content Marketing Institute:

Exemplo de fluxo de trabalho de marketing do Content Marketing Institute

Veja como pode ser um fluxo de trabalho como um lista de controle:

Faça isso com o CoSchedule: Você pode criar listas de verificação de fluxo de trabalho (chamadas de modelos de tarefas) no CoSchedule, o único conjunto de marketing que ajuda a organizar todo o seu marketing em um só lugar. Veja como eles funcionam.
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Por que se preocupar com fluxos de trabalho de marketing?

Não faz sentido investir tempo em algo que não produza um benefício.

Então, qual é o benefício real de planejar fluxos de trabalho e aderir a eles?

Aqui estão sete.

7 Benefícios da visualização de fluxos de trabalho de marketing eficazes

1. Maior Eficiência significa ser mais feito

Se você é como a maioria dos profissionais de marketing, você tem muito a fazer e não há tempo suficiente para fazê-lo.

Longas listas de tarefas acompanham o território. Mas, às vezes, esse trabalho é mais viável do que parece. Embora seja fácil culpar o excesso de trabalho por falta de produtividade, às vezes o verdadeiro culpado é fluxo de trabalho ineficiente.

Ao planejar os fluxos de trabalho estrategicamente, você pode fazer mais em menos tempo.

[Tweet “By planning out workflows strategically, you can get more done in less time.”]

2. Eles tornam as responsabilidades claras para todos os membros da equipe

Quantas vezes você já ouviu alguém dizer: "Eu não sabia que deveria fazer isso"?

Ou quantas vezes você disse isso em voz alta?

É hora de colocar uma parada permanente no "não-meu-emprego".

Quando os fluxos de trabalho são claramente mapeados, não há ambigüidade sobre quem é responsável por quais tarefas e prazos. Você executa ou não. O resultado? Os projetos são feitos da primeira vez com mais consistência.

[Tweet “When workflows are clearly mapped out, projects get done right the first time with more consistency.”]

3. Reduzindo a Necessidade de Segurar e Supervisionar as Mãos

Este é amarrado no ponto dois acima.

Quando as pessoas não sabem bem o que fazer, elas se apoiarão na administração para orientação. Não há nada de errado com isso, a menos que eles se inclinem um pouco demais, até o ponto de não ter iniciativa própria.

Os fluxos de trabalho deixam claro quais são os membros da equipe responsáveis, então eles não precisam se perguntar se estão trabalhando nas coisas certas.

[Tweet “#Marketing workflows make it clear what people are responsible for.”]

4. Construindo Consistência na Execução

Consistência é fundamental para o sucesso do marketing.

É um bloco de construção fundamental para a construção e execução de processos que geram resultados 10X.

Mas, se você não tem um conjunto consistente de etapas a seguir para cada tipo de projeto, as tarefas podem cair nas rachaduras.

Às vezes, os efeitos negativos são pequenos como uma pequena etapa de edição é perdida. Outras vezes, as conseqüências podem ser muito mais significativas, como um webinar que não é gravado (boa sorte publicando esse vídeo de recapitulação… sem o vídeo).

Às vezes, as coisas acontecem e não podem ser evitadas. Isso é vida. Mas, os profissionais de marketing devem sempre fazer o máximo possível para evitar grandes contratempos.

[Tweet “#Marketers should always be doing as much as possible to prevent major mishaps.”]

5. Permite visibilidade entre projetos e equipes

Há muito valor nas equipes para ver o que outras equipes ou colegas de trabalho estão fazendo. Isso ajuda a alcançar os seguintes resultados:

  • Os gerentes podem ver no que sua equipe está trabalhando.
  • Todos podem ver o status de conclusão de cada projeto.
  • Transparência melhora a comunicação.

Quando os fluxos de trabalho são mapeados e os projetos são colocados em um calendário compartilhado, todo mundo fica no circuito e mantém um outro responsável.

O marketing ágil é uma ótima maneira de aumentar a visibilidade da carga de trabalho de sua equipe. Uma das principais maneiras de fazer isso é através do stand-up diário.

Esta reunião ocorre durante os primeiros 15 minutos de cada dia de trabalho. Para começar, junte todos os membros da sua equipe e faça três perguntas.

  1. O que você fez ontem?
  2. O que você vai fazer hoje?
  3. Que obstáculo você está enfrentando?

Reuniões em stand-up diárias ajudam os gerentes a manterem-se atualizados sobre tudo em que sua equipe está trabalhando e ajudam a facilitar uma melhor colaboração e comunicação entre os membros da equipe.

O CoSchedule possui um recurso chamado Team Management Dashboard, que é basicamente um stand-up diário visualizado diante de seus olhos.

Você pode ver exatamente o que todos em sua equipe estão trabalhando durante o dia e reorganizar as tarefas conforme necessário.

6. Eles facilitam ver onde os projetos dão errado

Então, às vezes as coisas dão errado.

Acontece.

Quando isso acontece, é importante ter uma retrospectiva e identificar onde ocorreu o detalhamento, para que isso não ocorra novamente.

Quando os fluxos de trabalho são bem documentados, é mais fácil diagnosticar exatamente onde surgem os problemas.

[Tweet “When workflows are well-documented, it’s easier to diagnose exactly where issues arise.”]

7. Gerentes podem sair das ervas daninhas

Os gerentes muitas vezes se envolvem muito com o trabalho de seus membros, porque não confiam em tudo. Isso geralmente é o resultado de os membros da equipe não saberem exatamente o que devem fazer. É um ciclo vicioso e infinito.

Documentar fluxos de trabalho elimina a ambigüidade para que as equipes tenham o poder de concluir seu trabalho. Isso libera tempo e espaço do gerente para se concentrar em coisas mais importantes. Todo mundo ganha.

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O que são ferramentas populares de gerenciamento de fluxo de trabalho para profissionais de marketing?

Existem várias opções de software disponíveis, embora a maioria não seja feita especificamente para profissionais de marketing. Aqui estão algumas escolhas comuns:

  • Trello
  • Asana
  • Wrike
  • Campo de base
  • CoSchedule
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Etapa 1. Determinar como sua equipe se comunicará

Uma forte comunicação da equipe requer as ferramentas certas.

Antes de ir longe demais, avalie se você atualmente tem a melhor tecnologia para criar fluxos de trabalho colaborativos.

Depois de selecionar uma ferramenta, você também pode ter outros meios de comunicação, como e-mail ou um aplicativo de bate-papo.

Então, como você reforça os membros da equipe usando o ferramentas de comunicação corretas para o coisas certas?

Para comunicação interna e conversa casual, Folga e Stride são ótimos. Honestamente, é bom, antiquado andar pelo escritório para conversar com alguém cara a cara.

Mas, quando se trata de comunicação baseada em projetos, é melhor manter tudo organizado em um só lugar. Não há nada pior do que esquecer uma conversa que você teve na semana passada ou perder notas em uma caixa de entrada de e-mails.

O CoSchedule resolve isso construindo Tópicos de discussão em projetos. Dessa forma, você pode manter todas as correspondências da equipe juntas, passando notas, trocando arquivos e muito mais, tudo em um só lugar.

Crie um projeto no seu calendário:

Em seguida, clique no Colaboradores ícone à direita:

Adicionar membros do time quem estará trabalhando neste projeto:

Em seguida, use Tópicos de discussão para conversar e colaborar:

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Etapa 2: integrar a equipe à sua ferramenta

Se você está selecionando uma nova ferramenta, certificar-se de que todos saibam como usá-la bem é crucial.

A maioria dos provedores de software oferece treinamento e assistência de integração no aplicativo. Se não, use outra coisa.

Mesmo com o treinamento e a integração oferecidos pelo fornecedor, também vale a pena hospedar suas próprias sessões de treinamento.

Para fazer isso:

  1. Encontre um horário na agenda da sua empresa que funcione para todos que usarem a ferramenta.
  2. Inclua uma breve descrição no convite da reunião explicando o que esta ferramenta ajudará a equipe a alcançar.
  3. Crie uma breve apresentação de slides descrevendo como usar a ferramenta.
  4. Fique à vontade para perguntas.

Dedicar um tempo para instruir a equipe sobre como usar a nova ferramenta e, ao mesmo tempo, comunicar por que a ferramenta é necessária, pode ajudar muito a garantir que todos sejam bem-sucedidos.

Leitura recomendada: Encurtar a curva de aprendizado para integrar sua equipe ao CoSchedule (com exemplos da vida real)
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Etapa 3: defina as responsabilidades de todos

Em seguida, determine as responsabilidades de cada membro da equipe por cada tipo de projeto que você executa regularmente.

Então, quem faz o quê, exatamente?

Às vezes, essa resposta será óbvia. Em outros casos, pode ser menos claro. Fique com uma tarefa por pessoa para evitar duplicação de esforços.

Estes são alguns exemplos (muito) básicos.

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Etapa 4: mapear listas de tarefas

É aqui que você responderá à pergunta apresentada acima com detalhes mais detalhados. Para cada projeto, liste as seguintes informações:

  1. As tarefas necessárias para concluir o projeto.
  2. Quem é responsável por fazê-lo.
  3. Quanto tempo cada passo deve demorar.

Por exemplo, veja como isso pode parecer para uma postagem no blog:

  1. Gere Idéias: Estrategista – Due 21 Days Before Publish
  2. Mapear Idéias para o Calendário de Conteúdo: Estrategista – 20 Dias Antes de Publicar
  3. Pesquisa de palavras-chave: especialista em SEO – 18 dias antes de publicar
  4. Escrever um Esboço: Escritor – Due 17 Days Before Publish
  5. Finish Draft: Writer – Due 14 dias antes de publicar
  6. Editar Rascunho: Gerente / Editor – Prazo de 12 dias antes de publicar
  7. Crie gráficos: Designer – 10 dias antes de publicar
  8. Programar Promoção Social: Escritor / Estrategista Social – 8 Dias Antes de Publicar
  9. Programar postagem para publicar: Editor – 7 dias antes de publicar

Ilustração de uma lista de verificação de fluxo de trabalho de marketing de conteúdo de exemplo

Se esse fluxo de trabalho for seguido de forma consistente, todos os posts do blog estarão prontos para publicar uma semana de antecedência, no mínimo. Isso permite espaço para trabalhar à frente, em vez de se esforçar para cumprir os prazos no último minuto.

No CoSchedule, listas de verificação podem ser construídas e reutilizadas indefinidamente usando Modelos de Tarefas.

Crie um projeto no seu calendário do CoSchedule. Em seguida, adicione cada etapa à sua lista de verificação (modelo de tarefa):

Em seguida, determine quem executa cada etapa:

Atribuir prazos para cada tarefa:

Veja como o modelo completo se parece:

Agora, cada vez que um item é retirado, a porcentagem de conclusão aumentará:

Quanto tempo as tarefas devem demorar?

Essa é uma boa pergunta, mas sem uma resposta fácil.

A melhor maneira de determinar quanto tempo as coisas demoram é acompanhar o tempo. Toda vez que um membro da equipe trabalha em uma tarefa, faça com que ele use o Toggl para rastrear seu tempo. É um aplicativo de rastreamento de tempo simples que facilita quantificar quanto tempo você gasta fazendo uma determinada coisa:

Em seguida, acompanhe seu tempo médio de conclusão para esse tipo de tarefa (o número total de vezes que a tarefa foi concluída, dividida pela soma do tempo gasto nessas tarefas em geral).

Considere o uso de uma planilha para acompanhar seu tempo, adicionando os seguintes campos ilustrados abaixo:

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Etapa 5: planeje seu calendário de marketing

Use um calendário de marketing para manter projetos e campanhas organizados.

Os calendários permitem:

  • Definir e gerenciar prazos.
  • Veja quais projetos estão chegando.
  • Veja o que outros membros da equipe estão trabalhando.
  • Priorize o trabalho com base em quanto tempo os projetos precisam ser concluídos.
  • Colabore com sua equipe em um só lugar.

Os calendários de marketing geralmente são criados usando planilhas (como o modelo gratuito do Excel incluído neste post).

Uma opção melhor, no entanto, é usar um software construído especificamente. Aplicativos como CoSchedule help teams batida de marketing improvisado (usando ferramentas de não marketing para tarefas de marketing) com uma solução criada para suas necessidades específicas.

Mapeando Projetos e Campanhas para o CoSchedule

Cada tarefa de marketing, projeto e campanha em que sua equipe trabalha podem ser organizados em um calendário de marketing como o CoSchedule.

À medida que você adiciona mais peças ao calendário, vai começar a parecer algo assim:

Agora, se você quiser facilitar a separação visual de itens, Rótulos de cor facilite projetos de código de cores:

Se você preferir ver seu próximo trabalho em uma lista, em vez de ver um calendário tradicional, clique em Exibição de lista:

Agora você verá todos os itens no seu calendário em uma lista:

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Etapa 6: planeje sua execução e colaboração

Em seguida, desenvolva um plano de como o projeto será executado. Isso inclui:

  • Determinando os membros da equipe que estarão no projeto.
  • Definindo quais ferramentas a equipe usará.
  • Executando o projeto.

Veja como uma postagem de blog pode ser criada usando o CoSchedule. Primeiro, verifique se o WordPress, suas redes sociais e o provedor de serviços de e-mail estão conectados:

Escreva o conteúdo do seu blog usando documentos Google, Evernote, CoSchedule’s editor de texto embutido, ou diretamente em WordPress:

Ao trabalhar no post, compartilhe notas com sua equipe usando Tópicos de discussão. Você também pode gerenciar o controle de versão se optar por escrever conteúdo usando o Microsoft Word (ou outro processador de texto), anexando e trocando arquivos:

Agora, é possível que você precise criar um conteúdo promocional adicional para mídias sociais e e-mails. Adicione um Campanha Social e crie uma promoção de mídia social:

Agora você pode adicionar e agendar postagens de mídia social:

Em seguida, se você promover esta postagem de blog com e-mail, adicione um campanha de email no mesmo dia:

Esse é todo o seu fluxo de trabalho de criação de conteúdo, gerenciado e automatizado com o CoSchedule. Você pode criar e gerenciar fluxos de trabalho para todos os outros conteúdos e projetos executados também.

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Etapa 7: medir o desempenho da equipe

Como você sabe que seus fluxos de trabalho são eficazes? Medindo a produção de sua equipe e comparando os níveis de produtividade com os anteriores.

Os relatórios de desempenho da equipe do CoSchedule simplificam a quantificação da produtividade. Ele rastreia a frequência com que tarefas nos Modelos de tarefas são verificadas no prazo e gera relatórios abrangentes sobre quem está realizando seu trabalho no prazo de forma consistente e quem está ficando para trás:

Master Workflow Management Com CoSchedule

Este post abordou muito sobre como ter sucesso com o gerenciamento adequado do fluxo de trabalho. Também é citado o CoSchedule como a ferramenta ideal para gerenciar todos os fluxos de trabalho de todo o departamento de marketing em um só lugar (embora os modelos gratuitos incluídos ajudem você a começar também).

E se você estiver pronto para mergulhar e ver como o CoSchedule pode ajudar você a economizar pelo menos 10 horas por membro da equipe por semana?

Comece sua avaliação gratuita de 14 dias para agendar uma chamada de demonstração com um especialista. Você poderá colocar sua equipe em funcionamento e ver exatamente como você pode superar o marketing improvisado, organize-se e melhore o funcionamento do departamento de marketing.

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[Tweet “Start managing marketing workflows more efficiently with this guide from @Ben_CoSchedule on the @CoSchedule blog:”]

Agende uma demonstração com um especialista do CoSchedule
Este post foi originalmente publicado em 2 de julho de 2018. Ele foi atualizado e republicado em 27 de março de 2019.

O post Como implementar um processo eficaz de gerenciamento de fluxo de trabalho de marketing em sete etapas simples apareceu primeiro no CoSchedule Blog.




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