Como organizar sua equipe de marketing com convenções eficazes de nomeação de arquivos

Como organizar sua equipe de marketing com convenções eficazes de nomeação de arquivos

07/09/2019 Off Por glaucio


Quantas vezes um colega de trabalho enviou um documento com um nome de arquivo incompreensível? Você já perdeu o controle da entrega de um cliente porque não sabia qual era a versão certa? Seus ativos digitais estão espalhados em desordem por uma estrutura de pastas labiríntica?

Probabilidades de você responder sim a uma (ou mesmo a todas) dessas perguntas.

Você também pode não pensar que estes são problemas enormes. Os profissionais de marketing costumam estar acostumados a excesso de ocupação e falta de organização, e algo aparentemente tão simples quanto os nomes de seus arquivos pode não parecer muito importante.

Essa suposição é extremamente imprecisa. De fato, aderir a convenções consistentes de nomeação de arquivos pode resolver muitos problemas comuns e ajude sua equipe a se organizar sem muito esforço. Considerando profissionais de marketing organizados dizem que são 397% mais chances de ter sucesso, isso é uma coisa importante.

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Download: Modelos de Convenção de Nomenclatura de Arquivos para Profissionais de Marketing

Deseja acelerar todo esse processo? Faça o download desses modelos de preenchimento em branco e comece a organizar todos os seus arquivos da maneira certa. Além disso, você receberá um modelo adicional para documentar a sintaxe de nomeação de arquivos como um guia de referência para sua equipe:

(Cookie "Obtenha seus modelos de convenção de nomenclatura de arquivos || https://media.coschedule.com/uploads/blog_file-naming-conventions-08.png || Download Templates || https://media.coschedule.com/uploads/ file_naming_convention_templates.zip ")

Então, o que exatamente é uma convenção de nomenclatura de arquivos?

Ao contrário do que parece esse termo, esta postagem não descreve um encontro profissional para as pessoas falarem sobre a nomeação de documentos do Word (embora isso seja … meio que perto?).

Em vez disso, as convenções de nomeação de arquivos são formatos de rotulagem para garantir que arquivos e ativos sejam fáceis de identificar e organizar. Eles incluem todas as informações que um nome de arquivo deve incluir para torná-las simples de ler e entender.

Aqui está um rápido resumo da Jill Duffy da PC Magazine:

Ok, mas por que se preocupar?

Equipes e organizações de todos os tipos usam algum tipo de estrutura para organizar arquivos, mas elas têm uma importância particular para profissionais de marketing e criativos.

Quando você está criando e compartilhando toneladas de diferentes tipos de documentos e mídia (cópia em documentos do Word, relatórios em Excel, arquivos de imagem e vídeo etc.), manter tudo organizado pode ser difícil. Por esse motivo, as pessoas geralmente não se incomodam em tentar.

Isso cria problemas quando:

  • Você tenta encontrar algo mais tarde. Nomes de arquivos aleatórios podem tornar isso literalmente impossível.
  • Ou, quando você recebe um e-mail irritado de um cliente ao enviar um rascunho de revisão chamado "FINAL" que não está pronto para envio.
  • O tempo é desperdiçado na seleção de coisas para encontrar o que você realmente está procurando.

Esses são apenas alguns problemas que podem surgir. Você provavelmente também tem algumas frustrações.

O valor de se organizar

Profissionais criativos nem sempre gostam de ouvir a palavra "organização".

Alguns acham que está muito ligado aos tipos de “processos” e burocracia exigidos pelas empresas, que impedem que um bom trabalho criativo seja realizado. Ou eles apenas pensam que prosperam sob o caos e se orgulham dessa idéia.

Essas são suposições errôneas.

Conforme a introdução desta postagem foi estabelecida, os profissionais de marketing organizados têm 397% mais chances de dizer que são bem-sucedidos. Isso não é nada para ignorar e também não é uma coincidência. Organizar-se libera energia mental na qual você pode se concentrar no trabalho real (ajudando a produzir um trabalho melhor ao longo do caminho).

Os profissionais de marketing organizados têm 397% mais chances de relatar sucesso.

Um exemplo de nomeação de arquivo incorreta

Isso resume os benefícios gerais de ser organizado (e isso é tudo sobre como se organizar). Mas que dor real isso impede?

Considere isto. Você está trabalhando em uma campanha e espera que outro membro da equipe conclua a parte deles antes que eles possam entregar seus arquivos para você.

Quando você vê os arquivos deles chegarem à sua caixa de entrada (ou recebe uma notificação no CoSchedule), inicialmente fica empolgado por finalmente começar. Exceto que você não pode dizer o que há, porque os arquivos são nomeados como "blogpost-review_" ou "9878675.jpg".

Você não sabe o que significam essas cadeias de texto e números. Você pode descobrir isso abrindo cada uma delas, mas mesmo assim, boa sorte lembrando o que são as coisas e qual versão de qualquer coisa é final mais tarde.

O que é um exemplo de um sistema forte de nomeação de arquivos em ação?

Aqui estão alguns exemplos genéricos de como pode ser um nome de arquivo:

  • very-cool-case-study.pdf
  • fall-ad-campaign-copy.doc
  • holiday-campaign-flyer-3.psd
  • 90898.jpg

Coisas extremamente diretas, certo? Claro, exceto que esses arquivos não são rotulados de forma consistente, há muitas informações importantes que eles não transmitem e um é literalmente apenas uma série de números. Esses são todos os tipos de coisas que você provavelmente verá em um determinado dia de trabalho.

Uma estrutura de nomeação de arquivos real fornece uma estrutura que inclui tudo o que alguém pode precisar para identificar com precisão algo antes de abri-lo. Alguns itens básicos podem incluir (este post irá aprofundar os detalhes posteriormente):

  • Tipo de Projeto
  • título do projeto
  • Líder de projeto
  • Localização
  • Nome do evento
  • Nome do Produto
  • Número do modelo do produto
  • Número da versão
  • datas
  • Tamanho e / ou dimensões da imagem ou vídeo

Você entendeu a ideia. O que quer que alguém precise para manter esses arquivos organizados, entra na convenção de nomenclatura.

Estruturas de nomeação de exemplo

Aqui estão alguns modelos comuns com os quais você pode considerar começar:

  • (NOME DO PROJETO) – (NÚMERO DA VERSÃO)
  • (NOME DO MEMBRO DA EQUIPE) – (NOME DO PROJETO) – (NÚMERO DA VERSÃO)
  • (NOME DO DEPARTAMENTO) – (NOME DO PROJETO) – (DATA MM / AA) – (NÚMERO DA VERSÃO)

Desenvolva algo simples e fácil de seguir, que inclua as informações mais importantes para sua equipe ver.

Como desenvolver as convenções de arquivo da sua própria equipe de marketing

A melhor estrutura de nomeação de arquivos é aquela que faz mais sentido para sua equipe e os tipos de projetos nos quais você está trabalhando. Mas como você descobre isso e faz com que esse padrão permaneça? Esta seção irá ajudá-lo a resolver isso.

Comece com o seu formato

Concentre-se na seleção de um formato que priorize a legibilidade. A idéia é facilitar a leitura de seus arquivos rapidamente, sem muito esforço. Alguns itens a serem considerados:

  • Traços versus sublinhados. Cada item no nome do arquivo deve ser separado por algo. Se você usa traços ou sublinhados é menos importante do que usar um ou outro para facilitar a leitura dos arquivos.
  • Ou considere usar letras maiúsculas entre palavras em vez de traços ou sublinhados. Exemplo: VeryGoodFile.doc.
  • Capitalização. Evite maiúsculas.
  • Ordem dos itens. Quaisquer informações que você decidir incluir nos nomes dos arquivos, pense em manter a ordem dessas coisas sempre.

Determinar o que entrará em seus nomes de arquivo

Quais informações fazem sentido para os tipos de arquivos que você está criando? A resposta para isso varia bastante, dependendo do que você está trabalhando (por exemplo, os arquivos de vídeo podem se beneficiar ao apresentar informações mais complexas do que copiar documentos).

Aqui estão algumas coisas básicas a serem consideradas para diferentes tipos de projetos.

Conteúdo (projetos de cópia ou texto):

  • Título do projeto ou da campanha
  • Projeto ou tipo de conteúdo
  • Nome ou iniciais do membro da equipe
  • Data (na sintaxe mês / ano)

Projetos de Design:

  • Título do projeto ou da campanha
  • Nome do designer
  • Dimensões da imagem
  • Data (na sintaxe mês / ano)

Arquivos de Vídeo:

  • Local da filmagem
  • Tipo de arquivo
  • Proporção da tela
  • Data (na sintaxe mês / ano)

Gerenciando o controle de versão da melhor maneira

As probabilidades são muitos dos seus arquivos passarão por várias rodadas de edições e revisões. Quando o fazem, é importante acompanhar o número da versão mais recente em cada arquivo.

É igualmente importante numerar arquivos de maneira consistente. Se uma pessoa gosta de adicionar uma "versão- (NÚMERO)" ao final dos arquivos, enquanto outra pessoa adiciona algo como "EDITS-FINAL-2", as coisas ficam confusas rapidamente.

Algumas idéias que você pode usar incluem:

  • Adicionando um número de versão "V" +. Sempre que forem feitas edições, aumente o número em um. Ex: landing-page-copy-v2, landing-page-copy-v3, etc.
  • Adicione o nome e as "edições" do editor no final. Ex: relatório muito legal-JOHNSON-EDITS.doc.
  • Use um conjunto de edição na nuvem que armazena revisões (para documentos de texto). O Google Docs e o Office 365 salvam o histórico de revisões, para que você possa enviar uma entrega final com um simples "FINAL" no final, quando estiver pronto.

Cumprindo seus padrões para nomes de arquivos

Para resolver esse problema, você precisará aplicar uma maneira de aplicar suas convenções de nomenclatura.

Documente seus padrões de arquivo

É mais fácil para as pessoas seguirem a direção quando elas têm coisas documentadas. Portanto, crie um documento compartilhado descrevendo suas expectativas para nomes de arquivos. Isso pode ser tão simples quanto uma única página diagramando como os nomes para diferentes tipos de arquivos devem ser estruturados.

Saiba o que evitar

Também há algumas coisas a evitar, para manter os nomes dos arquivos fáceis de ler e abrir:

  • Caracteres não alfanuméricos. Ficar com letras e números.
  • Sinais de pontuação. Alguns programas não salvam ou não podem abrir arquivos com pontuação estranha.
  • Espaço em branco. Use – ou _ em vez de espaço em branco.

Revise sua DAM periodicamente

É fácil o bastante revisar seus arquivos periodicamente, apenas para garantir que as coisas pareçam corretas. Isso é algo que você provavelmente faria de qualquer maneira, mesmo sem precisar reservar um tempo para isso.

E se você vir algo que pareça estranho, lembre a equipe de seguir suas convenções de nomenclatura. Bem simples.

Stick With It

Isso não é algo difícil de configurar, mas, por causa disso, pode ser fácil ignorar ou se afastar. Mas, como qualquer hábito ou processo, convencer as pessoas a longo prazo pode ser um desafio.

Algumas coisas que podem ajudar incluem:

  • Desenvolvendo um entendimento básico de gerenciamento de mudanças.
  • Reiterando os motivos pelos quais você fez essa alteração. Caso haja uma reação por algum outro motivo.
  • Não parece que as coisas precisam ser perfeitas. Perto o suficiente é bom o suficiente.

Configurando estruturas claras de pastas

Parte da idéia por trás da formalização de nomes de arquivos é que isso facilita a localização. No entanto, esse objetivo pode ser comprometido se as estruturas de pastas também não fizerem sentido.

Felizmente, não é muito difícil configurar estruturas de pastas limpas e claras. O que se segue é um sistema básico de estrutura de pastas de marketing.

Criar pastas para cada projeto e tipo de conteúdo

Em cada pasta da equipe de nível superior, adicione pastas para todas as categorias de projetos e conteúdo que você executa regularmente. Isso pode incluir:

  • Postagens no blog
  • Conteúdo do site
  • Publicidades
  • Campanhas nas redes sociais
  • Boletins por e-mail

Você entendeu a ideia. Crie quantas pastas você precisar.

Etapa 1: Criar pastas de tipo de conteúdo de nível superior

Adicionar subpastas para cada projeto individual e parte do conteúdo

Em seguida, adicione uma pasta sempre que criar ativos para uma determinada campanha, projeto ou parte do conteúdo. Apenas certifique-se de que cada pasta no nível do projeto seja colocada na pasta de categoria correta:

Etapa 2: adicionar pastas no nível do projeto

Organize cada arquivo por sua convenção de nomenclatura de arquivos

É aqui que tudo se reúne. Antes de adicionar cada arquivo nessas pastas, verifique se esses arquivos foram salvos usando a sintaxe correta e a convenção de nomenclatura. Agora, você nunca terá problemas para encontrar o que precisa novamente.

Etapa 3: rotular claramente cada arquivo de projeto

Organize arquivos de marketing com o Asset Organizer da CoSchedule

A maioria das equipes de marketing provavelmente possui algum tipo de armazenamento na nuvem para arquivos (Google Drive, Dropbox etc.).

E embora esses serviços tenham seu lugar (o Coschedule se integra ao Google Drive e Dropbox), os profissionais de marketing geralmente precisam de algo mais poderoso e criado especificamente para gerenciar ativos (arquivos de imagem, documentação interna e similares).

CoSchedule's Organizador de Ativos é uma opção ideal que permite armazenar, indexar e compartilhar facilmente todos os seus arquivos.

  • Acesse rapidamente o que você precisa.
  • Manter o controle sobre os ativos da marca.
  • Arquivos de catálogo para evitar duplicação.
  • Compartilhe facilmente entregas com as partes interessadas e clientes.

Adicione as pastas necessárias:

Organize-os visualmente com um código de cores claro:

E classifique tudo com tags:

Pronto para ver o que ele pode fazer? Agende uma demonstração e organize-se agora:

Gerenciar arquivos com o Asset Organizer

A publicação Como Organizar sua Equipe de Marketing com Convenções Efetivas de Nomenclatura de Arquivos apareceu pela primeira vez no Blog CoSchedule.




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