Como organizar sua equipe remota para melhor colaboração e melhores resultados

Como organizar sua equipe remota para melhor colaboração e melhores resultados

09/07/2019 Off Por glaucio


O trabalho remoto é o novo preto.

Mais e mais especialistas entendem os prós do trabalho remoto por sua produtividade e crescimento profissional, escolhendo este tipo de emprego hoje.

Para ser específico, por perto dois terços dos funcionários globais trabalhar remotamente. E enquanto 44% de empresas globais não permitem trabalho remoto, as pequenas têm duas vezes mais chances de contratar especialistas remotos.

Por quê?

Equipes remotas demonstram melhor foco e produtividade. Eles têm um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal 82% menos estressee mais oportunidades de desenvolvimento profissional.

Comerciantes ou donos de empresas, todos nós queremos trabalhar com os melhores profissionais, certo?

Portanto, precisamos entender todos os prós e contras ocultos de gerenciar uma equipe de funcionários remotos. Temos certeza de que sabemos quem são eles? O que os torna diferentes dos freelancers?

E, afinal, somos nós pronto construir e trabalhar com uma equipe remota para melhores resultados de negócios?

Neste post, você encontrará o perfil detalhado de um especialista remoto, terá a ideia de como organizar seu trabalho diário com eles e saberá como verificar seu desempenho e motivá-los a trabalhar ainda melhor.

Com certeza, combina dicas e ferramentas acionáveis ​​para organizar os processos de trabalho de sua equipe remota para o resultado máximo.

Modelos para gerenciar uma equipe remota

Antes de entrar nas porcas e parafusos deste post, confira alguns modelos para facilitar o gerenciamento de uma equipe remota. Você encontrará:

  • UMA modelo breve criativo para melhorar a comunicação.
  • A Modelo de stand-up ágil para melhorar as sincronizações diárias.
  • UMA Modelo de calendário de marketing para definir e cumprir todos os seus prazos.

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Freelancers vs. Trabalhadores Remotos

Alguns gerentes confundem trabalhadores remotos com autônomos, mas essas duas categorias de especialistas estão longe de serem as mesmas.

Freelancers não têm obrigações de emprego. Você faz um acordo, pedindo a um freelancer para fazer algum trabalho em seu projeto; você discute requisitos e prazos, e é isso. Os Freelancers trabalham de acordo com sua própria programação, podem escolher projetos de várias marcas e faturar você com base em suas taxas e taxas.

Os trabalhadores remotos são seus funcionários em tempo integral que estão ausentes no escritório fisicamente. Eles são livres para trabalhar remotamente de qualquer lugar do mundo, mas tem um horário de trabalho fixo e um salário mensal. Eles não podem trabalhar para outras marcas.

Em linguagem simples, é um trabalho de escritório que não está no escritório.

O seu trabalhador remoto deve entender claramente quais objetivos eles atingirão no local de trabalho, quais habilidades obterão e o que poderão oferecer à sua marca. Os especialistas remotos precisam perceber que querem trabalhar para sua empresa. Com tudo isso, eles criam coisas legais, notáveis ​​e apreciadas pelos outros.

Eles deveriam ter pensamento criativo e independente tomando uma decisão: como gerente, você não tem tempo nem a oportunidade de responder a perguntas constantes; e seus funcionários remotos não têm tempo para fazer muitas perguntas, pois eles não podem simplesmente ir até sua mesa sempre que quiserem. Dito isto, eles precisam apresentar boas habilidades de tomada de decisão para não desacelerar o processo de trabalho.

(Tweet "Cerca de dois terços dos funcionários globais trabalham remotamente em algum momento durante a semana. Aqui estão as melhores maneiras de organizar sua equipe remota para o sucesso").

Por que é incrível trabalhar com equipes remotas

As razões são muitas, mas as cinco principais são:

Os trabalhadores remotos são orientados para resultados

Eles entendem que a empresa está dando a eles algo que realmente valorizam … a capacidade de trabalhar remotamente. Isso cria uma grande dose de lealdade e o desejo de provar seu valor para que os trabalhadores remotos sejam frequentemente de alto desempenho que produzam ótimos resultados.

Você abre suas portas para o melhor talento

O estado global do trabalho remoto permite encontrar e contratar especialistas de todo o mundo. Você não escolhe entre 10 ou 100 pessoas em seu mercado local, mas milhares em todo o mundo.

É especialmente útil ter conhecimento local quando promovendo suas campanhas de marketing no exterior.

Você tem a chance de organizar melhor todos os processos de negócios

Para um trabalho eficiente com equipes remotas, você precisa organizar, planejar estruturae gerenciar tudo para cima e para baixo. É a sua oportunidade de corrigir inconvenientes e melhorar seus processos existentes.

Você tem uma chance melhor de atrair Gen Y e Z

Até 2025, os Millennials ocuparão 75% do local de trabalho; e até 2020, 36% dos funcionários será o Gen Z. São gerações conhecidas como hackers da vida, cidadãos globais, espíritos empreendedores e individualistas. Eles procuram horas de trabalho flexíveis, desejam viajar pelo mundo e querem um emprego que não os prenda a um único local.

Dito isso, o trabalho remoto se torna a melhor opção para eles.

Seus funcionários serão mais felizes

Permitir que seus funcionários trabalhem remotamente cria funcionários mais felizes. Eles não são sujeitos a muitos dos aspectos relacionados ao estresse de um trabalho de escritório, como longos deslocamentos, eles viajam mais e vivem como querem, e eles apreciam isso. Então, como regra, trabalhadores remotos são mais leais para a sua organização empresarial.

(Tweet "82% dos trabalhadores que trabalham na telecomunicação disseram que experimentam menos estresse").

Mas aqui está o problema:

O trabalho remoto não serve para todos. Como você pode saber se está pronto para permitir que seus funcionários trabalhem remotamente e confie seu marketing a eles?

Vamos descobrir.

Como saber que você está pronto para gerenciar uma equipe remota

Em primeiro lugar …

Trabalhadores remotos não são para você, se você tem uma tendência para micromanage. Este é o seu roteiro para saber se você está pronto para gerenciar uma equipe remota:

  • Você tem metas e KPIs específicos. Isso é importante para os funcionários remotos, pois eles precisam saber o que define o sucesso e como eles contribuem para as metas organizacionais.
  • Você já tem boas práticas de colaboração, incluindo um ferramenta de gerenciamento de projetos para os trabalhadores remotos verem instruções e prazos.
  • Você tem recursos de videoconferência usando uma plataforma como Toca aqui, GoToMeeting, Junte-se a mim ou Zoom.
  • Você tem uma ferramenta de acesso remoto para permitir que os funcionários se conectem a servidores e discos rígidos de fora do escritório. Algumas opções populares são LogMeIn, VMWare, RemotePCetc. (Isso não é necessário para todas as empresas, geralmente depende da infraestrutura de TI existente.)
  • Seu negócio é propício para isso. Algumas empresas, indústrias e departamentos não são criados para trabalho remoto. Os departamentos de marketing, vendas, desenvolvimento de software e comunicação são tipicamente bons ajustes para o trabalho remoto.

Se não importa quantas horas eles fizeram logon em seus laptops, desde que estejam concluindo tarefas e cumprindo prazos, você pode estar pronto para implementar algumas oportunidades de trabalho remoto.

Mudanças organizacionais necessárias para o sucesso do trabalho remoto

A formação de equipes com equipes remotas pode ser um desafio. Isso significa que você precisa mover todo engajamento e interações corporativas on-line, inspirar as pessoas, uni-las com metas, informá-las sobre a cultura da empresa, compartilhar as notícias etc. As empresas que já têm uma forte cultura corporativa provavelmente se sairão melhor com os funcionários remotos.

Aqui estão algumas maneiras de se adaptar como organização para garantir que seus funcionários remotos sejam bem-sucedidos:

  • Escreva claro briefs criativos para cada projeto. Até foi fornecido um ótimo modelo breve de criação no download acima.
  • Altere o formato de todas as reuniões de negócios e instruções para que os funcionários remotos possam estar presentes.
  • Torne tudo transparente, claro e bem documentado.
  • Tenha convenções de nomenclatura claras para que os funcionários remotos saibam como e onde encontrar documentos.
  • Defina expectativas claras para o horário de trabalho, para evitar mal-entendidos e falhas de comunicação.

Mais do que isso, você precisa aprender a ver o mundo com os olhos de um trabalhador remoto. Quais problemas eles têm? Eles se sentem solitários quando não conseguem se comunicar com colegas cara a cara? Você precisa entender os desafios para escolher as táticas de gerenciamento de acordo.

Modelo Breve Criativo para Organizar Trabalhadores Remotos

Veja como usar o breve modelo de criativo incluído:

No modelo breve criativo, preencha cada um dos cabeçalhos para ajudar todos no projeto a saberem seu papel dentro do projeto, o objetivo da campanha, quem é o público-alvo, etc.

Resumo do projeto

Para começar, resuma o objetivo da campanha.

Público-alvo

Quem esta campanha segmenta?

Problemas abordados

Qual problema de negócios você está tentando resolver com essa campanha?

Objetivo Mensurável

Certifique-se de que seus objetivos são S.M.A.R.T.

  1. Específico
  2. Mensurável
  3. Atingível
  4. Relevante
  5. Tempo limite

Timeline

Esta seção descreve os principais marcos no projeto e quando cada elemento será ativado.

Principais erros ao permitir que os funcionários trabalhem remotamente

  1. 1. Você organiza um período de experiência apenas para uma pessoa. Permitir que vários funcionários tentem trabalhar remotamente para ver como ele será dimensionado. Isso também diminui o sentimento de injustiça.
  1. Você os monitora apenas uma vez por semana. Quando você inicia condições de trabalho remotas, é uma boa ideia ter sincronizações diárias, para aumentar a responsabilidade e transparência.
  1. Você muda a natureza do trabalho deles. Quando alguém começa a trabalhar remotamente, pode ser fácil incluir apenas pequenas tarefas que podem ser alimentadas por colher. Você está tentando evitar a queda de bolas e grandes erros. Você quer entender se o trabalho remoto vai funcionar para sua empresa. Portanto, evite alterar ou alterar a carga de trabalho do funcionário para entender se a iniciativa será bem-sucedida.
  1. Você acredita que eles irão dominar todas as suas ferramentas para uma colaboração eficaz mais tarde. Não, eles não vão. Se eles não são especializados em tecnologia e você não tem meses para ensiná-los, é melhor manter a posição em condições normais de trabalho.

Contratação de uma posição remota

Você deseja convidar um especialista remoto para sua equipe. Antes de mergulhar bastante tempo no processo de recrutamento, você desejará ter uma imagem clara do seu candidato ideal.

Respostas detalhadas a estas dez perguntas ajudarão:

  1. O que você quer de um trabalhador remoto?
  2. Quais pontos fortes são necessários?
  3. Em quais áreas você está disposto a se comprometer?
  4. Quais interesses e valores essa pessoa deve ter?
  5. O que os motiva?
  6. Por que eles deveriam querer trabalhar para sua empresa?
  7. Como você vai organizar o trabalho deles?
  8. Qual é a sua maior prioridade para essa pessoa?
  9. Como você avalia seu trabalho?
  10. Quais serão as metas diárias, semanais e mensais?

Aqui está uma lista de verificação para usar antes de contratar um trabalhador remoto.

Para começar, tente atribuir uma tarefa complexa que eles encontrariam no dia-a-dia e ver como a pessoa lida com ela. Isso lhe dá a chance de ver o produto de trabalho antes de contratá-lo.

Informe-se sobre a sua tecnologia-savviness. Pergunte sobre quais ferramentas eles usaram antes; que partes eles gostaram sobre essas ferramentas; e o que eles não gostaram. Isso prova que eles conheciam a ferramenta bem o suficiente para identificar lacunas e formar opiniões.

Não é possível controlar todos os passos de um trabalhador remoto, por isso, solicite exemplos de como eles demonstraram a capacidade de serem auto-iniciais.

Além disso, tenha várias pessoas no departamento em contato com o candidato. Veja o que os outros pensam sobre as habilidades da pessoa e se elas serão adequadas para a organização.

Como motivar sua equipe remota

Equipes remotas valorizam liberdade e flexibilidade, mas também desenvolvimento profissional. Manter seus funcionários remotos motivados é um obstáculo que faz com que muitos gerentes evitem implementar um programa de trabalho remoto.

Aqui estão algumas maneiras de garantir que sua equipe remota permaneça motivada:

  • Dê-lhes nova Treinamento oportunidades e formas de promover o desenvolvimento profissional. Pode ser fácil esquecer que esses indivíduos também precisam de treinamento. Certifique-se de dedicar tempo e recursos para aumentar profissionalmente seus funcionários remotos.
  • Implemente um dia no consultório ocasionalmente. Tente fazer com que seus funcionários remotos estejam no escritório ocasionalmente para manter uma conexão com a empresa e sua cultura.
  • Além disso, crie um canal separado no Slack (ou no serviço de mensagens do seu escritório preferido) para discussões informais e divertidas. Compartilhe histórias engraçadas e discuta notícias para estimular uma atmosfera positiva na empresa.

Veja a lista completa de fatores que influenciam a equipe remota motivação:

Como gerente ou empresário, você precisa impor alguns fatores.

Abaixo estão três listas de verificação para você fazer diariamente, semanalmente e mensalmente ao organizar uma equipe remota.

Dicas para gerenciar uma equipe remota

A comunicação com uma equipe remota é vital. Diga olá a cada trabalhador remoto todos os dias apenas para perguntar como estão indo e como o trabalho está indo. Mensageiros, chats de áudio ou vídeo – você escolhe. Isso os ajudará a manter o foco e sentir que fazem parte do seu time.

Dica 1: Check in diariamente.

Formar uma conexão significativa ajuda a motivar e incentivar os funcionários remotos. Ajude-os a aprender coisas novas e, ao mesmo tempo, a desenvolver seu relacionamento, compartilhando notícias do setor e coisas que possam ser relevantes para o seu desenvolvimento. Sim, eles podem fazer isso sem a sua ajuda, mas eles apreciarão se você compartilhar e dedicar tempo para promover um relacionamento com eles.

Dica 2: compartilhe notícias do setor.

A comunicação formal e regular na forma de reuniões e sincronizações ajuda você a se sentir no controle dos projetos e garante que as tarefas estejam sendo concluídas antes de causar estragos em seus prazos. Organize comunicação de vídeo regular com sua equipe remota para controlar projetos, compartilhar comentários, responder a perguntas, ser aberto e honesto e compartilhar notícias da empresa de maneira transparente.

Dica 3: seja transparente.

Faça o seu melhor para organizar Treinamento Corporativo uma vez por mês. Compartilhe seus conhecimentos e insights com a equipe ou peça a um membro da equipe para apresentar. Cada especialista tem sua experiência pessoal, é interessante para os outros aprenderem com os colegas e crescer profissionalmente juntos.

Dica 4: Organize o treinamento.

Organize uma reunião geral para discutir os resultados do mês, compartilhe comentários detalhados sobre o trabalho de cada funcionário e coordene metas e tarefas para o próximo mês.

Dica 5: Revise os resultados.

Nada influencia mais o desempenho no trabalho do que um sentimento de pertencer a algo significativo e entender seu papel em alcançar isso.

Ferramentas para facilitar o trabalho remoto

Para economizar tempo, energia e recursos, você precisará das seguintes ferramentas para uma colaboração efetiva da equipe remota:

  • Para comunicação da equipe: Folga, rebanho, e outros.
  • Para videoconferência: Skype, Zoom, Highfive, MeetSpace, etc.
  • Para armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos: Caixa, Dropbox, OneDrive, CoSchedule Digital Asset Manager.
  • Para colaboração de arquivos: Confluence, Google Suite, CoSchedule Work Organizer.
  • Para gerenciamento de projetos: Calendário de Marketing do CoSchedule, Workzone, Trello, Asana, Basecamp.
  • Para rastreamento de tempo: Toggl, Clockify, e outros.

Por que o CoSchedule é a melhor solução para organizar sua equipe de marketing remoto

O CoSchedule é a plataforma de marketing número um que facilita uma melhor colaboração para todas as equipes de marketing. Independentemente de como você organiza sua equipe, o CoSchedule pode lidar com os desafios exclusivos de colaboração de equipes remotas e tradicionais.

Aqui está o porquê:

Você finalmente tem um lugar para ver em que todos estão trabalhando e todos os membros da equipe para saber onde se dirigir para encontrar suas prioridades diárias.

É a única versão da verdade que você queria.

Use o Organizador de Trabalho para Colaborar, Delegar e Comunicar

Com o Organizador de trabalho, você pode facilmente atribuir tarefas para cada projeto com o clique de um botão.

Na visualização de calendário, cada membro da equipe pode ver exatamente quais tarefas eles atribuíram a eles no dia.

Precisa reatribuir tarefas e embaralhar as coisas? Sem problemas.

Use o Painel de gerenciamento de equipe para ver a carga de trabalho de todos e reatribuir tarefas conforme necessário.

Quer ter certeza de que a tarefa foi concluída corretamente? Adicione uma aprovação de tarefa para notificar um indivíduo quando algo estiver pronto para sua aprovação.

Ponha um fim a segmentos de e-mails complicados ou mensagens instantâneas perdidas. Com o CoSchedule, você pode manter sua equipe informada com os threads de discussão integrados.

Mostrar um roteiro com o calendário de marketing do CoSchedule

Os roteiros ajudam as equipes a entender os planos estratégicos, as metas e os principais marcos. Os membros da equipe terão uma visão clara do que você quer deles e do que eles precisam fazer, quando.

Aqui está o exemplo do que parece no CoSchedule. Você pode ver todas as iniciativas de marketing, sua duração, os projetos associados e quando tudo será iniciado.

Gerencie sua equipe remota melhor

Agora que você sabe como organizar uma equipe forte de especialistas remotos que compartilham seus valores e objetivos. Certifique-se de ter o melhor software de colaboração implementado antes de mergulhar de cabeça em uma iniciativa de trabalho remoto.

Entre em uma chamada de demonstração para saber como o CoSchedule pode preparar toda a sua equipe para o sucesso.

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