Como organizar suas campanhas com o melhor modelo de calendário de gerenciamento de projetos de marketing

Como organizar suas campanhas com o melhor modelo de calendário de gerenciamento de projetos de marketing

13/04/2019 Off Por glaucio


Organizar-se, em sua essência, ajuda você a produzir um trabalho efetivo de forma eficiente. E um modelo de calendário de gerenciamento de projetos de marketing é a melhor maneira de ajudá-lo a se organizar.

Um cara muito inteligente chamado Peter Druker disse certa vez: "eficiência é fazer as coisas direito; a eficácia é fazer as coisas certas". O que o levaria a acreditar que eficiência e eficácia são dois elementos mutuamente exclusivos?

Não é verdade! Você pode ser tanto eficaz e eficiente. E tudo começa com 10x de priorização + 10x de execução. Organização sólida ajuda você a produzir conteúdo que produz resultados. Publicando esse conteúdo a tempotoda vez– mantém sua equipe produzindo ainda mais resultados.

Coordene + Execute Campanhas de Múltiplos Projetos com o Calendário de Marketing do CoSchedule

Você tem cerca de 1,2 milhões de coisas para organizar …

… muitos projetos acontecem ao mesmo tempo, muitas pessoas trabalhando em diferentes partes desses projetos, muitos detalhes + tarefas + prazos para ficarem prontos.

Isso é esmagador. Rápido.

^ E é aí que entra em jogo o galardoado Calendário de marketing do CoSchedule.

Calendário de marketing por CoSchedule

Este produto permite que você …

  • Crie e gerencie um único calendário de publicação que serve como plano para o seu conteúdo, social, e-mail, eventos e muito mais, tudo em um só lugar.
  • Descreva os cronogramas promocionais e os planos de projeto em uma visualização de calendário isolada, para que você possa manter o foco em iniciativas específicas.
  • Acompanhe facilmente o progresso de cada projeto. Você vai saber por cento completo para close-out do projeto em um relance com nerd, visual gráficos que farão você se sentir super em velocidade em tudo.
  • Crie visualizações personalizadas, somente para leitura, do seu calendário que sejam interativas, atualizem em tempo real e forneçam à sua liderança e / ou clientes os detalhes que desejam (nada mais, nada menos).
  • Gerencie o tempo de toda a sua equipe com eficiência (saiba exatamente quem está trabalhando com o quê).

Faça o download do seu modelo de calendário de gerenciamento de projetos de marketing gratuito

Você está procurando um modelo de cronograma de plano de marketing que possa gerenciar no Excel?

Que tal um modelo que apenas facilita a priorização + gerenciar seu processo de projeto de marketing?

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Faça o download deste template fo 'free (<—- clique no link e verifique sua pasta de downloads). Então use-o para implementar todos os conselhos do restante deste post do blog.

É como um modelo de plano de ação de marketing que você pode gerenciar com o Excel.

Pegue e organize-se agora.

Priorize seu backlog de projetos de marketing

Você tem uma tonelada de projetos que você poderia Faz. Descobrir o que você devemos fazer é uma história diferente.

É aí que a priorização entra em jogo. Porque quando você prioriza os projetos que terão maior impacto em seus objetivos, você naturalmente assumirá eficaz trabalhos.

Em seu modelo de calendário de gerenciamento de projetos de marketing, planilha do Excel, a primeira guia é rotulada como "Backlog de projetos de marketing".

Guia de backlog de projetos de marketing no modelo

Anote todos os projetos que você pensou em criar na coluna A.

Em seguida, envolva a equipe para adicionar mais ideias à sua lista. Configure uma reunião de uma hora com uma agenda claramente definida:

10 minutos: quebra-gelo

Você precisa que sua equipe pense de maneira criativa. Fora da caixa. Você precisa de ideias que aumentem drasticamente o seu negócio, ideias que aumentarão seus resultados em 10x, em vez de apenas 10%.

Um quebra-gelo, por mais nerd que você ache possível, ajuda sua equipe a se expandir das normas de limitações.

^ Isso é exatamente o que você precisa.

Então comece com um quebra-gelo.

Comece quebrando uma equipe maior em subequipes de 2 a 3 pessoas. Então pergunte:

Quais são as coisas que você pode fazer com um clipe de papel?

As respostas óbvias virão:

  • Segurando papéis juntos!
  • Escolhendo um cadeado!
  • Pendurando roupas!

Então as idéias inovadoras seguirão. Sua equipe expandirá suas mentes com um exercício simples que os ajudará a debater ideias reais de projetos.

30 minutos: brainstorming individual

O brainstorm individual pode soar como um oximoro. Eu garanto a você que não é. 😉

Dê a cada membro do seu time uma pilha de Post-It Notes e um Sharpie. Então pergunte:

Quais projetos nos ajudarão a atingir nossas metas o mais rápido possível?

Todos na sala vão escrever suas idéias, uma por nota. (Neste ponto, você anota todas as suas ideias da coluna A em seu Backlog de Projetos de Marketing no Post-It Notes também.)

Assim como o quebra-gelo, as ideias óbvias virão primeiro. Depois de 10 minutos, você verá a escrita lenta.

^ Isso é bom.

É quando surgem pensamentos inovadores.

Quando isso acontecer, tranquilize a todos:

Não há más ideias. Precisamos de todos os seus pensamentos agora mesmo. Anote tudo.

Citações de Nathan Ellering

Muitas vezes, as ideias que soam as mais estranhas (ou mais difíceis) resultam em alguns dos melhores projetos.

Não apresse este exercício.

20 minutos: otimização

Você notará em seu modelo Backlog de projetos de marketing, a coluna C é rotulada 10x.

Nesse ponto, você e sua equipe passarão rapidamente por todas as ideias para responder a uma pergunta simples:

Esta ideia é uma oportunidade de crescimento de 10x ou uma melhoria de 10%?

Sua equipe precisará saber a definição de 10x e 10%:

  • Projetos de crescimento 10x fornecem resultados mensuráveis ​​e repetíveis que ajudarão você a alcançar seus objetivos com mais eficiência. Estes geralmente fornecem grande valor para um grande número de pessoas dentro do seu público.
  • Melhorias de 10% fornecem um pequeno benefício para alguns membros do seu público. Geralmente, são pequenas melhorias que não geram um retorno enorme.

Um exemplo de uma ideia de 10x pode ser o lançamento de uma ferramenta gratuita para ajudar você a atrair mais público-alvo certo para sua empresa. O analisador de manchetes do CoSchedule é um exemplo de um projeto de 10x.

Projetos 10x

Um exemplo de melhoria de 10% poderia aumentar sua contagem de palavras nas postagens do blog. Geralmente, a contagem de palavras não é o problema com o desempenho do conteúdo, mas sim com a abrangência do tópico abordado.

À medida que você e sua equipe marcam suas ideias para um crescimento de 10x, é importante que todos tenham suas vozes ouvidas.

É preciso alguma graça para que isso aconteça, ou então a pessoa mais barulhenta da sala sempre ganhará. Isto é devido ao princípio psicológico da conformidade:

Para superar esse problema:

  1. Reúna todas as Notas Post-It.
  2. Peça a todos que abram uma ferramenta de mensagens instantâneas como Slack, HipChat ou Lync.
  3. Leia uma ideia em voz alta de cada vez.
  4. Peça à equipe para enviar uma mensagem de 10x ou 10% para o seu voto.
  5. O maior número de votos ganha (por exemplo, uma ideia com 3 votos 10x e 2 votos 10% é uma ideia 10x).

A partir daqui, escreva a ideia na coluna A no seu Backlog de projetos de marketing. Você também pode escrever uma Descrição na coluna B para ajudá-lo a lembrar anotações ou ideias sobre o projeto.

Você pode adicionar as informações de 10x ou 10% na coluna C. Agora, essa coluna não é tão preta e branca como 10x ou 10%. Você precisa inserir um número aqui, de 1 a 5, sendo 5 o melhor absoluto para um crescimento de 10x e 1 sendo 10% sem dúvida.

Este sistema de apontamento é um pouco subjetivo neste momento.

Se você tem cinco pessoas participando de sua reunião de brainstorming, você pode dar a cada pessoa um ponto para o seu voto. Por exemplo, uma ideia com 3 votos 10x e 2 votos 10% ganha um ponto de 3. Você começa a idéia.

Por que envolver sua equipe na priorização do projeto de marketing?

Você pode ficar tentado a ignorar tudo o que acabei de escrever sobre o brainstorming da equipe.

Isso seria tolice.

Isso é uma questão de cultura. Steve Jobs disse:

Grandes coisas nos negócios nunca são feitas por uma pessoa. Eles são feitos por uma equipe de pessoas.

Citações de Steve Jobs

Não há melhor maneira de obter o buy-in de pessoas que ama o que eles fazem do que ajudá-los a definir o rumo para o trabalho que farão.

Em seu livro, Sprint: Como resolver grandes problemas e testar novas ideias em apenas cinco dias, os autores Jake Knapp, John Zeratsky e Braden Kowitz sugerem:

Ao pedir a opinião das pessoas no início do processo, você as ajuda a se sentirem envolvidas no resultado. Mais tarde, quando você começar a executar suas soluções de sucesso, os especialistas que você trouxe provavelmente estarão entre seus maiores apoiadores.

Este processo estabelece a base de uma cultura inclusiva. Todos se sentirão envolvidos e saberão o que está por vir.

Mais. É uma maneira extremamente eficaz de priorizar os projetos que mais efetivamente ajudarão você a alcançar seus objetivos.

Então, quais são essas outras colunas na guia Backlog do projeto de marketing nesta planilha do Excel?

Essas colunas são todas personalizáveis ​​para você.

Estas são qualidades que definem um projeto de marketing de sucesso para o seu negócio.

Eu forneci várias qualidades de exemplo que usamos para priorizar projetos de marketing no CoSchedule em sua planilha de modelos. Estes podem fazer sentido para você, ou você pode querer adicionar ou remover alguns. Qualquer maneira que você faz isso é completamente bem.

As qualidades atualmente são:

  • 10x: Este projeto é uma oportunidade de crescimento de 10x ou 10% de melhoria?
  • Esforço: Este projeto levará muito tempo de equipe ou precisará de ajuda externa?
  • Maximizar: Este projeto maximiza o conteúdo que já temos?
  • Manutenção / Contínuo: Podemos publicar este projeto e colher muitos benefícios a longo prazo com pouco esforço contínuo?
  • Cred: Isso estabelecerá crédito insano como um grande participante em nosso nicho?
  • Público: Este projeto visa o tipo certo de perspectivas?
  • Custo: Este projeto é barato ou caro para criar e manter?
  • Oportunidades de Parceria: Este projeto nos dá a oportunidade de se conectar com influenciadores?
  • Expectativa: Nosso público simplesmente espera que uma empresa como nós faça um projeto como esse?

A ideia principal aqui é apontar suas ideias para as qualidades sendo que 5 é a melhor pontuação e 1 é a mais baixa. A coluna L conta automaticamente seus pontos para um projeto. Então, se você fizer isso direito, a ideia com mais pontos será seu projeto de maior prioridade!

Então, depois de apontar tudo, você pode classificar seus dados pela coluna L (coluna Pontuação), selecionando a linha 4-21 e as colunas A-L> Dados> Classificar> Classificação personalizada> Coluna L> Maior a menor.

exemplo de priorização de planilha de backlog de marketing

Agora seus projetos são priorizados desde o maior número de pontos até o mínimo.

Para uma verificação final, gosto de verificar novamente as idéias 10x mais uma vez (coluna C). Essas idéias estão no topo da sua lista? Se não … você pode querer redimensioná-las novamente, apesar das outras qualidades que derrubaram as pontuações dos projetos.

Por quê?

10x é mais importante que qualquer outra coisa.

Planeje seu projeto de marketing / conteúdo da campanha + lista de verificação de promoção

Sprints ajudam você a dividir um único projeto grande em partes gerenciáveis.

Como as campanhas de marketing envolvem muitas partes diferentes de conteúdo, você pode pensar em sprints como fases de desenvolvimento de conteúdo. É um plano para ajudar sua equipe a trabalhar em um projeto juntos eficientemente.

Para planejar sprints para um projeto, primeiro você precisa de uma lista de verificação de conteúdo + promoção para cada projeto.

Veja como fazer isso:

A equipe decide o que você vai criar para o projeto

Se você seguiu o meu conselho sobre a coleta de feedback da equipe sobre ideias de alto nível para o seu Backlog do Projeto de Marketing, este conselho não será uma surpresa …

Configure de 15 a 30 minutos para uma sincronização informal com sua equipe antes de iniciar um projeto. O objetivo desta reunião é fazer uma pergunta simples:

Como seria um projeto como este para nossa empresa?

Esse ponto de contato pode ser muito mais informal, com várias pessoas sugerindo ideias em voz alta por toda a sala. Descobri que outros membros da equipe podem, muitas vezes, basear-se nas ideias dos outros dessa maneira, possibilitando mais colaboração (o que é bom).

Se a equipe começar a sair da pista (ou simplesmente falar muito sobre um conceito), chame-a e faça a pergunta novamente:

Como seria um projeto como este para nossa empresa?

Quando faço isso, muitas vezes dirijo a pergunta pelo menos uma vez a todos os membros da equipe. Desta forma, até mesmo os mais calmos participam.

Enquanto sua equipe responde à pergunta, não pule dentro.

Suspenda suas opiniões como o gerente de projeto. Agora você está não O especialista. Você está puxando a experiência de sua equipe.

Seu trabalho é abrir o Evernote ou o OneNote e anotar todas as ideias de conteúdo surpreendentes que sua equipe está sugerindo que façam parte dessa campanha ou projeto.

Mapeie as 10x ideias de conteúdo em seu conteúdo + lista de verificação de promoção

Posteriormente, abra a segunda guia em seu modelo de calendário de gerenciamento de projetos de marketing denominado "Lista de verificação de conteúdo + promoção".

Abra a guia "Lista de verificação de conteúdo + promoção" em seu modelo gratuito

Geralmente, as campanhas têm fases para o pré-lançamento, o lançamento e o pós-lançamento. Essa guia reflete essa ideia e fornece exemplos dos tipos de conteúdo que podem funcionar melhor para cada uma dessas fases do planejamento de campanha de marketing.

Por exemplo, se o seu projeto de marketing for um evento, você terá conteúdo para promover o evento, o conteúdo do evento em si e o conteúdo de acompanhamento após o evento.

Agora, você pode reunir todas as ideias da sua equipe e mapeá-las na coluna A, chamada Projeto / Conteúdo da campanha.

Cabe a você, como gerente de projeto, decidir quais idéias assumir e quais deixar de fora neste momento. O exercício 10x versus 10% ainda é útil nesse cenário.

  • Quais sugestões são definitivamente ótimas para o crescimento? Estes são 10x.
  • Quais sugestões são apenas pequenas melhorias? Estes são 10%.

Depois de anotar as idéias que você terá na coluna A, preencha os nomes dos membros da equipe que estarão envolvidos na criação de cada parte do conteúdo. Pense em seus estrategistas, escritores, designers, codificadores e promotores aqui – todos que precisarão realizar algumas tarefas com esse conteúdo para torná-lo um componente bem-sucedido da sua campanha.

Posteriormente, você usará os nomes aqui para ajudá-lo a mapear uma linha do tempo do plano de marketing realisticamente alcançável na guia Backlog da sprint no seu modelo do Excel.

Use seu conteúdo + lista de verificação de promoção durante o projeto para revisões de Sprint

Quanto às colunas restantes na guia Lista de verificação de conteúdo + promoção: você fará referência a essa planilha em todo o seu projeto. Essencialmente, essa guia se tornará uma estrutura de revisão de sprint para sua equipe.

As análises da Sprint ajudam você a entender qual conteúdo de uma campanha está 100% concluído.

Para sua equipe, uma maneira fácil de realizar uma análise de sprint é com uma reunião semanal de encerramento das sextas-feiras. Nesta reunião, você pode abrir literalmente a Lista de verificação de conteúdo + promoção, percorrer a lista e solicitar atualizações de andamento.

É simples.

Para cada peça da lista de verificação, você perguntará:

Onde estamos com isso?

Se estiver concluído, marque-o na coluna C. Se não (mas é suposto para ser completo), você pergunta:

  • O que deu errado?
  • Por quê isso aconteceu?
  • Como podemos garantir que algo não aconteça novamente?
  • Como podemos ter esse projeto de volta aos trilhos?

Perguntas a serem feitas quando um projeto sai do caminho certo

Ao fazer essas perguntas, você permite que os membros da equipe envolvidos nesse projeto cheguem a uma resolução. Eles assumem a propriedade em prazos perdidos e como evitar esse tipo de coisa no futuro.

Você pode adicionar essas notas na coluna D na sua Lista de verificação de conteúdo + promoção.

Mas … você pode estar se perguntando: "Como eu planejo esses prazos para que eu possa fazer essas avaliações de sprint?"

Bem…

Planeje seu projeto de marketing Sprint Backlog

Seu Sprint Backlog é um modelo de cronograma de marketing, de certa forma. Isso ajuda você a entender quando concluirá certas fases do desenvolvimento de seu conteúdo.

Considere o seu Backlog do Sprint como um exercício para ajudá-lo, como gerente de projeto, a delinear a produção de conteúdo para cada uma das idéias em sua Lista de verificação de conteúdo + promoção para todos os seus projetos.

Vamos explorar os detalhes:

Planeje cada parte do conteúdo em fases de alto nível

Você pode dividir cada parte do conteúdo que você está planejando criar ao longo de um projeto em fases de execução.

Você pode se sentir tentado a começar a pensar em tarefas. Aguarde por agora.

Abra a aba Spring Backlog no seu template gratuito

Neste ponto, você está planejando a visão panorâmica de um único conteúdo, que pode se alinhar assim:

  1. Escrever
  2. desenhar
  3. Código / Prep para publicação
  4. Promover

Essa estrutura ajuda você a entender quando uma transferência lógica pode ocorrer de um membro da equipe para o próximo.

^ Por exemplo, quando você escreve uma peça, alguém poderia estar codificando o modelo da página de destino? Ou talvez, ao projetar, alguém poderia escrever as peças promocionais?

Mapear vários pedaços de conteúdo + suas fases no seu backlog da Sprint

Agora você também pode usar várias linhas para planejar várias partes do conteúdo como sprints no seu projeto.

Isso lhe dá a oportunidade de entender quais fases podem ser concluídas por diferentes membros da equipe ao mesmo tempo para que você envie projetos mais rapidamente.

Para um exemplo de como isso é, confira o modelo de calendário de projeto de marketing e abra a guia Backlog da Sprint.

As linhas 4-6 mostram três partes do conteúdo que você criará para um projeto. Você notará que as fases são codificadas por cores pelo nome do membro da equipe, que é o maior responsável por completar essa fase.

As colunas representam semanas de produção – seu cronograma de produção / calendário de gerenciamento de projetos.

Não é uma ciência perfeita. Mas essa visão oferece a oportunidade de entender a oportunidade holística que você tem para cada membro da equipe de concluir rapidamente as diferentes fases da produção de conteúdo.

Seu modelo fornecido nesta postagem de blog é uma versão aprimorada do que realmente usamos no CoSchedule para gerenciar sprints de projeto de alto nível.

Sprint backlog imagem de tela

Um backlog de sprint como esse também é útil para entender o esforço necessário para cada membro da equipe enquanto você trabalha em vários projetos.

Por exemplo, você pode ter vários projetos em andamento a qualquer momento. Use várias linhas em seu backlog de sprint para gerenciar esses projetos e o desenvolvimento de conteúdo envolvido em cada um.

Depois que você tiver uma ideia sólida de como será um plano, sua próxima etapa é dividir o conteúdo (suas sprints) em tarefas completas com prazos e mapear sua programação de publicação em um calendário de execução de marketing.

Execute seus projetos de marketing

Você priorizou os projetos mais eficazes. Você planejou como vai completá-los de maneira eficiente.

Agora é hora de transformar suas ideias em conteúdo real.

Com base no seu Backlog do Sprint, mapeie cada parte do conteúdo de um projeto para um prazo específico quando a peça for publicada. A partir daí, junte-se à sua equipe e comprometa-se com uma comunicação sólida durante todo o ciclo de vida do projeto.

Veja como fazer isso:

Definir o seu projeto Específico Datas de publicação de conteúdo em seu calendário de execução de marketing

Seu projeto (como campanha) provavelmente tem várias publicações ao longo do tempo. Raramente é para você criar várias peças e publicá-las no dia exato ao mesmo tempo.

É por isso que sua Lista de Verificação de Conteúdo + Promoção tem quatro partes: Preparação para o Projeto, Pré-Promoção, Lançamento e Pós-Lançamento.

Assim.

Em seu calendário de marketing, mapeie as datas específicas em que você publicará cada peça dentro de um projeto.

O produto Calendário de marketing no CoSchedule ajuda você a criar um projeto que abrange vários dias. Basta adicionar uma nova campanha de marketing ao seu calendário no dia em que seu projeto começar.

Em seguida, escolha a data de término da campanha, quem é o proprietário (provavelmente você, como gerente de projeto de marketing) e cor-codifique o projeto.

data final

Depois, adicione todas as peças da sua Lista de verificação de conteúdo + promoção como itens no calendário do seu projeto de marketing.

Adicione uma variedade de conteúdo ao seu novo projeto de marketing

Estes são os prazos quando você enviará todas essas coisas!

Delegar as tarefas para cada parte do conteúdo

Neste ponto, você, como gerente de projetos de marketing, diz à sua equipe que essas são as datas em que você enviará cada elemento do projeto.

Agora eles podem ajudá-lo a dividir cada peça nas tarefas necessárias para concluir o trabalho.

Sugiro definir as datas de lançamento antes de dividir cada parte do conteúdo em tarefas por alguns motivos:

  1. Isso ajuda sua equipe a se concentrar nas tarefas que 10x o projeto em vez de apenas 10% o projeto. Os prazos apertados fornecem foco intenso para enviar o que realmente causa o maior impacto.
  2. Junto com isso, sua equipe irá cortar as tarefas que não necessariamente fazem grandes melhorias. Você atira para enviar aqui, não perfeição.
  3. Se a sua linha do tempo parecer drasticamente desativada para um membro específico da equipe, esta é a chance de expressar sua opinião. Depois que os prazos estiverem oficialmente definidos nessa reunião, você + sua equipe se compromete a fazê-los acontecer.

Um exercício fácil aqui é adicionar as pessoas responsáveis ​​por completar certas peças como colaboradores para o conteúdo específico no CoSchedule.

contrib

A partir daqui, eles podem definir as tarefas que precisam concluir para o projeto em ordem cronológica. A chave aqui é que os membros da sua equipe pensem em algumas coisas:

  1. Quem vai completar a tarefa?
  2. Quando a tarefa deve ser concluída para que o conteúdo seja concluído até a data de publicação (levando em conta todas as tarefas que precisam ser concluídas)?

Depois, você pode revisar essas tarefas apenas para ter certeza de que tudo será feito a tempo. Mas capacitar a equipe para possuir o conteúdo dentro do projeto e como eles serão executados lhes dará a propriedade no resultado. Isso elimina o microgerenciamento + ensina sua equipe a colaborar e concluir seu trabalho em conjunto com eficiência.

Atribuir tarefas a membros da equipe com datas de vencimento específicas

Parte do gerenciamento de projeto sólido envolve notificar os membros de sua equipe que as tarefas foram atribuídas e lembrá-las antes das datas de vencimento, caso elas tenham perdido alguma coisa.

^ O CoSchedule automatiza isso para que você elimine algum trabalho manual de sua lista de tarefas. Então, quando sua equipe atribui tarefas umas às outras, elas são enviadas por e-mail. E no dia anterior à conclusão de uma tarefa, se ela ainda não estiver concluída, ela receberá um e-mail de lembrete para que o trabalho seja concluído.

Execute + comunique eficientemente

Você planejou seu trabalho. Agora é hora de trabalhar o seu plano.

A única coisa que resta a fazer é seguir adiante, cumprir seus prazos e se comunicar de forma eficaz durante todo o processo.

O CoSchedule também ajuda a acompanhar o andamento de um projeto com um gráfico interessante (e nerd) de gravação.

Além disso, você terá um lugar para ver tudo + se comunicar.

Se eu fosse você, tentaria o CoSchedule e o novo recurso Marketing Projects agora! 😉

É o calendário de marketing número 1 para tudo o que você precisa organizar. Ele é projetado para profissionais de marketing, não algo que é construído de forma tão ampla que você poderia usá-lo para qualquer coisa.

Boa sorte ao começar seu modelo de calendário de gerenciamento de projetos de marketing e o CoSchedule!

Este post foi originalmente publicado em 18 de setembro de 2017. Ele foi atualizado e republicado em 10 de abril de 2019.

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